Kaip sukurti elektroninį parašą: nemokami būdai ir kada jie iš tikrųjų galioja ES

Greičiausias būdas susikurti e. parašą – jį įvesti tekstu. Daugumoje pasirašymo įrankių ir PDF skaityklių įvedate savo vardą, pasirenkate rankraščio stiliaus šriftą, o įrankis pateikia jį kaip stilizuotą atvaizdą. Artimas variantas – nupieštas parašas: jutikliniu kilimėliu, pele, jutikliniu ekranu arba rašikliu nubraižote įprastą savo parašą, o įrankis užfiksuoja brūkšnius kaip atvaizdą. Trečia galimybė – nuskenuoti arba nufotografuoti savo rašalu pasirašytą parašą ant balto popieriaus, jį apkarpyti, išsaugoti kaip skaidrų PNG ir pakartotinai naudoti šį atvaizdą visur, kur atsiranda parašo laukas.

Visi trys būdai sukuria tai, ką eIDAS reglamentas plačiąja prasme vadina elektroniniu parašu: elektroninės formos duomenis, pridėtus prie kitų duomenų arba logiškai su jais susietus, kuriuos pasirašantysis naudoja pasirašydamas. Ši apibrėžtis sąmoningai plati. Elektroninio laiško poraštėje įvestas vardas, pažymėtas „Sutinku“ langelis ir nuskenuotas parašo atvaizdas – visi laikomi elektroniniais parašais pagrindine prasme. Jie greiti, nemokami ir tinkami vidaus užrašams, neformaliems patvirtinimams ir dokumentams, kuriuose vargu ar kas nors ginčys, kas pasirašė.

Kebli vieta ta, kad šie būdai užfiksuoja, kaip parašas atrodo, o ne kas iš tikrųjų jį uždėjo ar ar dokumentas vėliau pasikeitė. Parašo atvaizdą galima per kelias sekundes nukopijuoti iš vieno PDF ir įklijuoti į kitą. Būtent todėl teisės aktai skiria paprastą elektroninį parašą nuo stipresnių, patvirtintų lygių, kuriuos aptariame toliau, ir todėl nemokamo įvesto parašo kartais nepakanka.

Kadangi tiek daug žmonių klausia būtent apie elektroninį parašą programoje „Word“, štai sąžiningas atsakymas. Programoje „Microsoft Word“ galite įterpti parašo atvaizdą (Įterpti, tada Paveikslėliai) arba pasinaudoti Įterpti, tada Parašo eilutė, kad pridėtumėte pažymėtą parašo bloką, kurį gavėjas galės pasirašyti vėliau. „Word“ taip pat siūlo skaitmeninio parašo funkciją po parašo eilute, kuri susieja jūsų parašą su sertifikatu, – tai reikšmingas žingsnis pirmyn nuo įklijuoto paveikslėlio, bet jis priklauso nuo to, kurį sertifikatą naudojate ir ar gavėjas gali jį patvirtinti.

PDF failuose dauguma skaityklių leidžia tiesiogiai sukurti elektroninio parašo turinį. Tokiame įrankyje kaip Adobe Acrobat Reader atidarote „Pildyti ir pasirašyti“, pasirenkate įvesti, nupiešti arba įterpti savo parašo atvaizdą, padedate jį puslapyje ir išsaugote. Tada PDF faile lieka jūsų matomas parašo ženklas. Tai patogu ir veikia įvairiuose įrenginiuose, todėl PDF yra numatytasis formatas dokumentams siųsti pasirašyti.

Turėkite omenyje vieną dalyką: parašo atvaizdo įterpimas į „Word“ ar PDF padaro, kad dokumentas atrodytų pasirašytas, bet pats savaime jis neįrodo tapatybės ir neapsaugo failo nuo vėlesnių pakeitimų. Bet kam, kas sukuria įsipareigojimus, reikia, kad parašas būtų kriptografiškai susietas ir su pasirašiusiojo patvirtinta tapatybe, ir su tiksliu dokumento turiniu, kad bet kokį klastojimą būtų galima aptikti. Tai ir yra tiltas nuo nemokamo įrankio iki parašo, kuris turi reikšmę.

eIDAS reglamentas, oficialiai Regulation (EU) No 910/2014, nustato tris elektroninio parašo lygius. Paprastas elektroninis parašas (SES) yra plati kategorija, apimanti įvestą vardą ar nupieštą atvaizdą. Pažangusis elektroninis parašas (AES) turi atitikti keturis Article 26 nustatytus reikalavimus: jis yra unikaliai susietas su pasirašančiuoju, leidžia nustatyti pasirašančiojo tapatybę, sukurtas naudojant duomenis, kuriuos pasirašantysis gali valdyti vien savo kontrolėje, ir susietas su pasirašytais duomenimis taip, kad bet kokį vėlesnį pakeitimą būtų galima aptikti. Kvalifikuotas elektroninis parašas (QES) yra pažangusis parašas, sukurtas kvalifikuotu įrenginiu ir paremtas kvalifikuotu sertifikatu.

Praktinis skirtumas susijęs su įrodymais ir ginču. Paprastas įvestas parašas gali būti visiškai galiojantis, bet jei kita šalis neigia pasirašiusi, jums lieka ginčytis dėl paveikslėlio. Pažangusis parašas suteikia kriptografinį įrodymą, kas pasirašė ir kad dokumentas nepakeistas. Kvalifikuotas parašas eina toliausiai: pagal eIDAS Article 25, QES turi lygiavertę teisinę galią kaip ranka rašytas parašas ir turi būti pripažįstamas visose ES valstybėse narėse.

Taigi klausimas ne tas, kuris būdas abstrakčiai yra labiausiai teisiškai galiojantis, o tas, kuris lygis atitinka dokumento riziką. Atostogų prašymui užtenka įvesto vardo. Daugiametė tiekimo sutartis, darbo sutartis, reikšmingas pirkimas ar bet kas, ką gali tikrinti reguliuotojas arba teismas, nusipelno bent pažangiojo parašo, o kartais ir kvalifikuoto, kai to reikalauja nacionalinė teisė arba kita sandorio šalis. Nemokamus įvestus parašus laikykite apatine riba, o ne numatytąja, ir pereikite prie aukštesnio lygio, kai didėja rizika. Tai bendro pobūdžio gairės, ne teisinė konsultacija dėl jūsų konkretaus dokumento.

Patikimas būdas, kad e. parašas iš tikrųjų turėtų reikšmę, – pasirašyti su patvirtinta nacionaline elektronine tapatybe, o ne šriftu ar piešiniu. Baltijos šalyse ir didelėje ES dalyje piliečiai jau turi stiprias elektronines tapatybes: plačiai naudojami Smart-ID ir Mobile-ID, taip pat nacionalinių asmens tapatybės kortelių sertifikatai. Kai pasirašote vienu iš jų, tapatybę patvirtinate būdu, susietu su jūsų tikra, patvirtinta tapatybe, o pasirašymo paslauga šią tapatybę susieja su tiksliu dokumentu.

„DokDesk“ platformoje srautas sukurtas būtent aplink tai. Atidarote sutartį vienoje gyvoje versijoje, dėl kurios derėjosi abi pusės, pasirenkate pasirašymo būdą ir patvirtinate savo nacionaline eID, pavyzdžiui, įvesdami „Smart-ID“ arba „Mobile-ID“ PIN kodą savo telefone. Tada parašas kriptografiškai susiejamas ir su jūsų tapatybe, ir su dokumento turiniu, o tai atitinka pažangiojo elektroninio parašo reikalavimus pagal Article 26 ir sukuria kažką gerokai stipresnio nei įklijuotas atvaizdas.

Šį žingsnį dauguma instrukcijų visiškai praleidžia. Nemokami būdai atsako, kaip padaryti, kad parašas atsirastų puslapyje; pasirašymas su patvirtinta eID atsako, kas įrodomai pasirašė ir ar dokumentas nepažeistas, – būtent to ir teiraujasi sandorio šalis ar teismas. Tai skirtumas tarp dokumento, kuris atrodo pasirašytas, ir to, kurį galite apginti.

Paprasta nykščio taisyklė: pasirinkite žemiausią eIDAS lygį, kurį jaustumėtės galintys apginti, jei susitarimas būtų užginčytas. Įprastiems, mažos vertės ar vidaus dokumentams paprastas elektroninis parašas yra proporcingas ir greitas. Komercinėms sutartims, personalo dokumentams ir bet kam, kas sukuria reikšmingus įsipareigojimus, pažangusis elektroninis parašas su patvirtinta eID suteikia tapatybės garantiją ir įrodymą apie klastojimą. Didžiausios rizikos dokumentams arba kai konkretus įstatymas ar sandorio šalis reikalauja ranka rašytam parašui lygiaverčio poveikio, siektinas kvalifikuotas elektroninis parašas.

„DokDesk“ šiandien palaiko paprastus ir pažangiuosius elektroninius parašus naudojant nacionalines eID, o jo architektūra paruošta QES – tai reiškia, kad jis suprojektuotas taip, kad galėtų prisijungti kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai ir kvalifikuoti parašo įrenginiai. Tiksliai ir sąžiningai: „DokDesk“ pats neišduoda kvalifikuotų parašų ir nėra kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjas. QES reikalauja kvalifikuoto sertifikato ir kvalifikuoto įrenginio iš akredituoto teikėjo, todėl ten, kur jums reikia tokio lygio, turėtumėte pasitikslinti konkretų dalyvaujantį kvalifikuotą teikėją.

Taip pat verta žinoti, kur juda teisės aktai. eIDAS 2.0, Regulation (EU) 2024/1183, įveda European Digital Identity piniginę, kuria siekiama, kad patvirtinta nacionalinė tapatybė taptų perkeliama visoje ES pasirašymo, autentifikavimo ir kredencialų dalijimosi tikslais. Judėjimo kryptis aiški: nuo dekoratyvinių parašų prie paremtų tapatybe. Susikūrę įprotį pasirašyti su patvirtinta eID jau dabar, esate suderinti su tuo, kur juda Europos skaitmeninis pasirašymas.