DokDesk Privatumo politika

1. Prieš paleidimą parengtas projektas, o ne teisinė konsultacija

DokDesk šiuo metu yra ankstyvosios prieigos, prieš paleidimą etape. Ši privatumo politika yra bendrinis projektas, skirtas naudoti kaip atspirties taškas. Prieš pasikliaujant ja kaip galutiniu, privalomu dokumentu, ją turėtų peržiūrėti ir pritaikyti kvalifikuotas teisininkas, o nurodyti kontaktiniai duomenys, už DokDesk atsakingas juridinis asmuo ir bet kokios konkrečios datos tuo metu turėtų būti užpildyti.

Jokia šios politikos nuostata nėra teisinė konsultacija. DokDesk nėra advokatų kontora ir neteikia teisinių konsultacijų. Čia pateikti aprašymai skirti būti suprantami, o ne išsamūs, ir kai ši politika skiriasi nuo taikytinos teisės, vadovaujamasi taikytina teise.

Kadangi DokDesk dar nepaleistas, duomenų tvarkymo būdas paslaugai vystantis gali keistis. Atlikę esminį pakeitimą, atnaujinsime šią politiką ir, kai tikslinga, imsimės pagrįstų veiksmų naudotojams informuoti.

2. Kas mes esame ir šios politikos taikymo sritis

Šioje politikoje „DokDesk“, „mes“, „mus“ ir „mūsų“ reiškia DokDesk paslaugos teikėją. DokDesk yra saugi sutarčių darbo eiga Baltijos šalims ir ES: jis leidžia kurti sutartis iš daugkartinio naudojimo šablonų su dinaminiais duomenų laukais ir sąlygomis, dirbti su viena gyva versija derybų metu, pasirašyti elektroniniu būdu eIDAS SES/AES lygiu naudojant ES nacionalinius elektroninės tapatybės metodus, tokius kaip Smart-ID, Mobile-ID ir kitus nacionalinius eID, per paskyros nereikalaujančią saugiąją nuorodą, ir saugoti kiekvieno parašo įrašą.

DokDesk yra tik sutarčių darbo eigos ir elektroninio pasirašymo paslauga. Tai nėra sąskaitų faktūrų išrašymo, mokėjimų, apskaitos ar CRM paslauga, ir ši politika neapima jokios tokios veiklos.

Ši politika taikoma asmens duomenims, kuriuos tvarkome apie mūsų svetainės lankytojus, asmenis, prašančius išankstinės prieigos, paskyrų turėtojus ir asmenis, kviečiamus peržiūrėti sutartį, dėl jos derėtis ar ją pasirašyti. Ji neapima trečiųjų šalių svetainių ar paslaugų, kurios gali būti susietos iš mūsų svetainės ir kurios taiko savo pačių privatumo praktiką.

3. Kokius asmens duomenis apdorojame ir kodėl

Paskyros ir kontaktiniai duomenys: kai užregistruojate susidomėjimą, prašote išankstinės prieigos arba sukuriate paskyrą, galime tvarkyti tokią informaciją kaip jūsų vardas, el. pašto adresas, organizacijos pavadinimas ir jūsų susirašinėjimas su mumis. Tai naudojame prieigai suteikti, į užklausas atsakyti ir paslaugai teikti. Teisinis pagrindas paprastai yra sutarties su jumis vykdymas, mūsų teisėtas interesas valdyti ir tobulinti DokDesk arba jūsų sutikimas, kai jis reikalingas.

Sutarties ir dokumentų duomenys: kai kuriate sutartį, dėl jos deratės ar ją pasirašote, tvarkome šablonų turinį, į dinaminius laukus įvedamus duomenis, susijusias šalis, versijų istoriją ir derybų veiklą. Sutartyse ir jose nurodytuose asmenyse gali būti asmens duomenų; juos tvarkome, kad jūsų vardu vykdytume sutarčių darbo eigą. Kai DokDesk naudojate kitų asmenų duomenims savo sutartyse tvarkyti, paprastai jūs esate tų duomenų valdytojas, o mes veikiame kaip duomenų tvarkytojas pagal jūsų nurodymus.

Pasirašymo ir įrodymų duomenys: kad palaikytume elektroninius parašus pagal eIDAS ir sukurtume teismui tinkamą įrodymų įrašą, tvarkome informaciją apie kiekvieną parašą, įskaitant tai, kas pasirašė, kada pasirašė, kokį pasirašymo metodą naudojo, ir atitinkamos elektroninės tapatybės paslaugos grąžintą tapatybės informaciją. Tai tvarkome, kad teiktume pasirašymo paslaugą, sukurtume patikimus pasirašymo įrodymus ir vykdytume savo teisines prievoles.

Techniniai ir naudojimo duomenys: galime tvarkyti ribotą techninę informaciją, pavyzdžiui, žurnalų duomenis, įrenginio ir naršyklės informaciją bei pagrindinę naudojimo analitiką, kad paslauga liktų saugi, galėtume diagnozuoti problemas ir ją tobulinti. Šioje svetainėje apibendrintai naudojimo statistikai rinkti naudojame „Google Analytics 4“ įrankį, kuris veikia tik jums davus sutikimą slapukų juostoje. Teisinis pagrindas paprastai yra mūsų teisėtas interesas užtikrinti saugumą ir paslaugos kokybę arba jūsų sutikimas dėl nebūtinos analitikos.

4. Elektroninis identifikavimas, eIDAS ir pasirašymas

DokDesk palaiko elektroninį pasirašymą eIDAS paprastuoju (SES) ir pažangiuoju (AES) lygiais naudojant ES nacionalinius elektroninės tapatybės metodus, įskaitant Smart-ID, Mobile-ID ir kitus nacionalinius eID, prieinamus per paskyros nereikalaujančią saugiąją nuorodą. Kai pasirašote, tapatybės patikrinimą atlieka atitinkama elektroninės tapatybės paslauga, ir ta paslauga tvarko jūsų tapatybės duomenis pagal savo pačios sąlygas ir privatumo praktiką.

Kvalifikuotas pasirašymas (QES) yra parengtas architektūriškai, t. y. DokDesk sukurtas taip, kad būtų galima prijungti kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus ir kvalifikuotus pasirašymo metodus. Čia nenurodoma, kad QES jau veikia gamybinėje aplinkoje, ir ši politika bus atnaujinta, jei ir kai kvalifikuotas pasirašymas taps prieinamas.

Gautą tapatybės ir parašo informaciją naudojame parašui užbaigti ir su sutartimi susietam įrodymų įrašui sukurti, kad šalys turėtų patikimą aprašymą, kaip, kada ir kas pasirašė dokumentą.

5. Teisiniai pagrindai, saugojimas ir duomenų saugojimo vieta

Remiamės GDPR teisiniais pagrindais, atitinkančiais kiekvieną tikslą, kurie gali apimti sutarties vykdymą, mūsų teisėtus interesus, teisinės prievolės laikymąsi ir jūsų sutikimą. Kai remiamės sutikimu, galite jį bet kada atšaukti, ir tai nedaro poveikio jau atliktam tvarkymui.

Asmens duomenis saugome tiek laiko, kiek reikia paslaugai teikti ir teisiniams, įrodomiesiems bei atskaitomybės reikalavimams įvykdyti. Kadangi įrodymų įrašas skirtas parašo galiojimui laikui bėgant įrodyti, pasirašymo ir įrodymų duomenys gali būti saugomi ilgiau nei kiti duomenys. Kai duomenų nebereikia, imamės pagrįstų veiksmų jiems ištrinti arba nuasmeninti.

DokDesk tvarko ir saugo asmens duomenis ES viduje. Naudojame technines ir organizacines priemones, skirtas duomenims apsaugoti, tokias kaip prieigos kontrolė ir šifravimas perduodant duomenis, ir dirbame tik su paslaugų teikėjais, kurie užtikrina tinkamas apsaugos priemones. Šiame bendriniame projekte konkretūs pasitelkiami duomenų tvarkytojai (subtvarkytojai) nenurodomi ir turėtų būti išvardyti galutinai parengus politiką.

6. Dalijimasis jūsų duomenimis ir mūsų paslaugų teikėjai

Asmens duomenimis dalijamės tik tiek, kiek reikia DokDesk veiklai vykdyti. Tai apima kitas sutarties, kurioje dalyvaujate, šalis, kurios matys su ta sutartimi susijusį turinį, versijų istoriją ir pasirašymo informaciją.

Taip pat pasitelkiame paslaugų teikėjus, kurie padeda mums vykdyti veiklą, pavyzdžiui, prieglobos, infrastruktūros ir elektroninės tapatybės paslaugas. Jie veikia pagal mūsų nurodymus arba atlikdami savo pačių vaidmenį, kai tikrina tapatybę, ir iš jų tikimasi taikyti tinkamas duomenų apsaugos priemones. Konkretūs teikėjai turėtų būti išvardyti galutinėje šios politikos versijoje.

Asmens duomenų neparduodame. Galime atskleisti duomenis, kai to reikalauja įstatymai arba siekiant nustatyti, vykdyti ar ginti teisinius reikalavimus, taip pat galime perduoti duomenis vykdydami įmonės sandorį, kiekvienu atveju taikydami tinkamas apsaugos priemones.

7. Jūsų teisės ir kaip su mumis susisiekti

Pagal GDPR turite teises į savo asmens duomenis, kurios gali apimti teisę susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ar jam prieštarauti ir teisę į duomenų perkeliamumą, taip pat teisę atšaukti sutikimą, kai tvarkymas grindžiamas sutikimu. Kai DokDesk veikia kaip organizacijos valdomų sutarties duomenų tvarkytojas, atitinkamus prašymus nukreipsime tai organizacijai.

Norėdami pasinaudoti savo teisėmis arba pateikti klausimą dėl šios politikos, susisiekite su DokDesk naudodami galutinėje versijoje pateiksimus kontaktinius duomenis. Atsakysime laikydamiesi taikytinos teisės. Jei negalėsime išspręsti jūsų rūpesčio, turite teisę pateikti skundą ES duomenų apsaugos priežiūros institucijai, paprastai toje šalyje, kurioje gyvenate arba dirbate.

Kadangi DokDesk dar nepaleistas, ši politika yra bendrinis projektas, o kontaktinė informacija, priežiūros institucijos duomenys ir informacija apie subjektą yra preliminarūs, juos prieš paleidimą turi užpildyti ir peržiūrėti kvalifikuotas teisininkas.