Kas lemia, kad pasirašyta sutartis galioja ginče: įrodymai, audito seka, tapatybė ir laiko žymos

Dokumentas su parašu atsako į vieną klausimą: kad parašas egzistuoja. Ginčas kelia sudėtingesnių. Ar tai tikrai buvo tas asmuo? Ar jis matė galutinę versiją? Kada jis sutiko? Ar failas vėliau galėjo būti pakeistas? Plokščias PDF negali atsakyti nė į vieną iš jų, todėl „mes abu jį pasirašėme“ taip dažnai virsta vienos šalies žodžiu prieš kitos.

Šią spragą užpildo aplink parašą užfiksuotas įrašas — visa tai kartu sudaro įrodymų bazę. Vietoj vieno artefakto jūs saugote tarpusavyje susijusių faktų rinkinį: panaudotą tapatybę, tikslų pasirašymo momentą, įrenginį ir tinklą, iš kurio jis atliktas, ir nuoseklią kiekvieno žingsnio istoriją — nuo išsiuntimo iki atidarymo ir pasirašymo. Kiekvienas faktas atskirai yra silpnas; kartu jie sudaro nuoseklų, sunkiai paneigiamą pasakojimą apie tai, kas įvyko.

Būtent tuo skiriasi pasirašytas failas nuo apginamo susitarimo. DokDesk automatiškai užfiksuoja tą įrodymų bazę prie kiekvieno parašo, todėl, kai sutartis užginčijama, galite tiksliai parodyti, kas vyko ir kokia eilės tvarka, užuot po kelių mėnesių atkūrinėję tai iš senų pašto dėžučių.

Geri elektroninio parašo įrodymai konkrečiai atsako į keturis klausimus. Kas pasirašė — pateiktą tapatybę ir kaip ji buvo patikrinta. Kada — laiko žyma, susieta su pasirašymo įvykiu. Kaip — parašo metodą ir lygį, kuriuo jis buvo atliktas. Ir iš kur — kontekstinius signalus, tokius kaip IP adresas ir įrenginys, kuriuo parašas buvo užbaigtas.

Nė vienas iš jų atskirai nėra lemiamas, ir būtent tai yra esmė. IP adresas neidentifikuoja asmens, o laiko žyma neįrodo ketinimo. Tačiau sudėti į vieną visumą — patikrintas nacionalinis eID, tiksli laiko žyma, nuoseklus įrenginio pirštų atspaudas ir aiški įvykių seka — jie sukuria vaizdą, kurį užginčyti kur kas sunkiau nei bet kurį atskirą duomenų tašką. Ginčus sprendžiantys asmenys ieško būtent tokio sutapimo, o ne vieno stebuklingo lauko.

DokDesk užfiksuoja šiuos laukus kaip struktūruotą įrašą prie kiekvieno parašo ir saugo juos kartu su galutine, pasirašyta dokumento versija. Kadangi įrašą sugeneruoja darbo eiga, o ne įvedama ranka, jis yra vienodas kiekvienoje jūsų pasirašomoje sutartyje — o tai svarbu, kai reikia palyginti ar pateikti įrašus dideliais kiekiais.

Atskiri įrodymų laukai atskleidžia faktus; audito seka papasakoja istoriją. Tai chronologinis žurnalas visko, kas nutiko dokumentui: kada jis buvo išsiųstas, kada buvo pristatyta saugi nuoroda, kada pasirašantysis jį atidarė ir kada užbaigė parašą. Būtent ši eilės tvarka leidžia jums įrodyti aiškią, nepertraukiamą grandinę nuo pasiūlymo iki susitarimo.

Audito seka naudingiausia tada, kai ji fiksuoja klastojimą — kai vėlesnis dokumento ar įrašo pakeitimas būtų aptinkamas, o ne nepastebimas. Būtent todėl seka susiejama su konkrečia sutarties versija. Jei kita sandorio šalis teigia pasirašiusi kitą projektą, seka parodo, kuri versija buvo jai pateikta ir kada, ir taip panaikina gynybą „aš sutikau ne su tuo“.

DokDesk derybos vyksta dėl vienos gyvos versijos sutarties, o audito seka užfiksuoja kelią iki tos galutinės versijos. Taigi istorija, kurią galite pateikti ginče, atitinka iš tikrųjų pasirašytą dokumentą, o ne ankstesnį projektą, kuris dar buvo redaguojamas.

Iš visų veiksnių labiausiai svarstykles pakreipia patikrinta tapatybė. Esminis klausimas daugumoje ginčų dėl sutarčių yra paprastas: ar šis konkretus asmuo sutiko? Parašas, paremtas vien el. pašto adresu, palieka šį klausimą atvirą. Parašas, paremtas nacionaliniu eID — kai pasirašantysis autentifikuojasi tais pačiais Smart-ID ar Mobile-ID duomenimis, kuriuos naudoja bankininkystės ir valstybės paslaugoms — užveria jį kur kas tvirčiau.

Tai tiesiogiai atitinka eIDAS lygius. Paprastas elektroninis parašas (SES) yra spustelėjimas ir sutikimas: galiojantis, tačiau apie tapatybę įrodo nedaug. Pažangus elektroninis parašas (AES) unikaliai identifikuoja pasirašantįjį ir susieja parašą su dokumentu, didindamas jo įrodomąją vertę. Kvalifikuotas elektroninis parašas (QES) yra aukščiausia pakopa — pagal eIDAS Article 25 vienintelis, prilyginamas ranka rašytam parašui visoje ES. Tinkamas lygis yra tas, kuris atitinka, kiek reikia įrodyti dėl konkretaus dokumento; stipriausias ne visada būtinas.

DokDesk sukurtas taip, kad nacionalinis eID infrastruktūra įsijungtų tiesiai į pasirašymo žingsnį, su paskyros nereikalaujančia saugi nuoroda, kad pasirašantiesiems nereikėtų pirma susikurti paskyros. SES ir AES pasirašymas šiandien veikia šia infrastruktūra; QES palaikymas yra paruoštas architektūriškai — suprojektuotas įsilieti į tą pačią įrodymų bazę, o ne egzistuoti kiekviename lygyje — todėl, kai prireiks stipriausios pakopos, įrašas aplink ją jau bus suderintas su viskuo, ką pasirašote.

Laiko žyma atsako į klausimą „kada“, o „kada“ turi realią teisinę reikšmę — ji gali nulemti, kuri sąlygų versija galiojo, ar buvo laikytasi termino, arba kuri iš dviejų konkuruojančių sutarčių atsirado pirma. Patikima laiko žyma yra tokia, kuria galite pasitikėti nepriklausomai nuo šalių, geriausiai pririšta prie patikimo laiko šaltinio, o ne prie vietinio laikrodžio, kurį bet kuri pusė galėjo nustatyti.

Ne mažiau svarbu, kur visi šie įrodymai saugomi ir ar jie išlieka nepažeisti bei prieinami. Įrodymai, išbarstyti po asmenines pašto dėžutes ir atsisiuntimų aplankus, yra trapūs: lengva juos prarasti, sunku patvirtinti jų autentiškumą ir neįmanoma tvarkingai pateikti, kai prispiria laikas. Vientisas, ilgaamžis įrašas — užšifruotas saugomas, su prieigos kontrole ir laikomas visą susitarimo galiojimo laiką — būtent jis padaro įrodymus naudingus, kai jie galiausiai tampa svarbūs.

Baltijos šalyse ir visoje ES veikiančioms organizacijoms duomenų saugojimo vieta taip pat yra šios lygties dalis. DokDesk saugo kiekvieną įrodymų bazę ES pagal GDPR, su kvalifikuotomis laiko žymomis ir audito žurnale fiksuojamu įrašu, todėl už sutarties slypintys įrodymai yra ir apginami, ir tvarkomi laikantis Europos duomenų apsaugos taisyklių.