GDPR ir ES duomenų buvimo vieta sutartims: kur saugomi jūsų pasirašymo duomenys ir kodėl tai svarbu

Duomenų buvimo vieta – tai tiesiog ten, kur jūsų duomenys fiziškai laikomi ir tvarkomi. Pasirašytos sutarties atveju tai apima dokumento tekstą, kiekvieną versiją, derybų istoriją bei tapatybės ir audito įrašus, sukuriamus tą akimirką, kai kas nors pasirašo. ES duomenų buvimo vieta reiškia, kad visa tai lieka ES viduje, o ne kopijuojama ar tvarkoma kitoje jurisdikcijoje.

GDPR yra ES duomenų apsaugos reglamentas. Jis reglamentuoja, kaip asmens duomenys renkami, tvarkomi, saugomi ir kaip prie jų prieinama, ir suteikia žmonėms, kuriems tie duomenys priklauso, tam tikras teises, pavyzdžiui, teisę susipažinti su duomenimis ir teisę juos ištrinti. Pasirašyta sutartis pilna asmens duomenų: vardų, pasirašant naudotos patvirtintos tapatybės, laiko žymų ir audito sekos, rodančios, kas ką padarė. Šių duomenų laikymas ES pagal GDPR reiškia, kad ta pati teisinė sistema nuosekliai apima ir patį dokumentą, ir jo įrodymus.

Šios dvi sąvokos viena kitą sustiprina. Buvimo vieta atsako į klausimą „kur jie yra?“; GDPR atsako į klausimą „pagal kokias taisykles jie tvarkomi?“ Kai abu atsakymai rodo į ES, jūsų sutarties įrašas patenka į vieną nuoseklią duomenų apsaugos sistemą, o ne skaidomas tarp valstybių sienų ir teisinių sistemų, kurios gali jį traktuoti skirtingai.

Tokioje darbo eigoje kaip DokDesk pasirašymo duomenys laikomi vienoje vietoje ES viduje: šablonai, kuriuos pakartotinai naudojate, iš jų sukurtos sutartys, kiekviena versija, derybų istorija ir pasirašymo įrodymai saugomi ES duomenų regione ir tvarkomi pagal GDPR. Sutarties duomenys kaip standartas yra užšifruoti perduodant ir saugant. Tokio konsolidavimo esmė ta, kad dokumentas ir pasirašymo įrodymai niekada neišsiskiria į skirtingas sistemas ar jurisdikcijas.

Laikyti tai ES viduje svarbu dėl paprastos priežasties: kai įrašai keliauja per valstybių sienas, teisinis vaizdas tampa sudėtingesnis, o sudėtingumas yra švarios įrodymų sekos priešas. Jei jūsų pasirašyta sutartis, jai pasirašyti naudota tapatybė ir jos audito istorija visa lieka ES viduje pagal GDPR, lieka mažiau klausimų, į kuriuos reikia atsakyti, apie tai, kas galėtų prieiti prie duomenų, pagal kokias taisykles ir ar kas nors buvo perduota už ES ribų. Toks aiškumas vienodai vertingas tiek kilus ginčui, tiek atliekant atitikties patikrą.

Tai taip pat padeda sąžiningai apibrėžti aprėptį. DokDesk orientuojasi į ES ir Baltijos šalių reikalavimus, ir mes mielai supažindiname potencialų klientą su konkrečiomis prieglobos ir tvarkymo sąlygomis, prieš jam apsisprendžiant. Kadangi tai ankstyvosios prieigos produktas, mes verčiau tiesiogiai aptariame dabartinę konfigūraciją, nei ją perdėtai pristatome.

Pats savaime pasirašytas PDF įrodo stebėtinai mažai. Vertė slypi įrodymuose aplink parašą. Kiekvieno parašo atveju DokDesk užfiksuoja, kas, kada ir kaip: pasirašančiojo patvirtintą tapatybę iš naudoto nacionalinio eID, pavyzdžiui Smart-ID ar Mobile-ID; tikslią laiko žymą; pasirašymo būdą ir parašo lygį; ir kuri konkreti sutarties versija buvo pasirašyta.

Šis įrašas susietas su klastojimą atskleidžiančia visos sutarties istorijos audito seka – versijomis, derybomis ir pasirašymo įvykiais, todėl pasirašytą dokumentą ir aplink jį vykusią veiklą galima atkurti eilės tvarka. Kadangi tapatybė susieta su nacionaliniu eID, o ne paties asmens nurodytu el. pašto adresu, įrodymai sieja konkretų patvirtintą pasirašantįjį su konkrečia teksto versija, o ne su kažkieno įrašytu vardu.

Visa tai laikoma ES viduje pagal GDPR kartu su pačia sutartimi. Tikslas – pateikti teismui aiškų, savarankišką įrašą apie tai, kas, su kuo ir kada susitarė. DokDesk teikia techninį įrašą; jis neteikia teisinio atstovavimo, o tai, kokią reikšmę teismas suteiks bet kuriems įrodymams, galiausiai sprendžia pats tas teismas.

GDPR ir eIDAS atsako į skirtingus klausimus, ir gerai sutarčių darbo eigai reikia abiejų. eIDAS yra ES reglamentas, suteikiantis elektroniniams parašams teisinį statusą visose valstybėse narėse; GDPR reglamentuoja asmens duomenis, kuriuos tie parašai sukuria. eIDAS suteikia parašui galią; GDPR užtikrina, kad už jo esantys duomenys būtų apsaugoti ir liktų ES.

Kalbant apie eIDAS, elektroniniam parašui negali būti atsisakyta pripažinti teisinę galią ar atmesti jį kaip įrodymą teisme vien dėl to, kad jis yra elektroninis arba kad jis nėra kvalifikuotas parašas (25 str.). Kvalifikuotas elektroninis parašas (QES) yra lygis, turintis tokią pat teisinę galią kaip ranka rašytas parašas visoje ES. DokDesk sistemoje šiandien pasirašoma SES ir AES lygiais per nacionalinius eID; QES yra parengtas architektūriškai – tai reiškia, kad pasirašymo modulis sukurtas taip, jog kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai galėtų prie jo prisijungti ir jį išduoti, o ne kad tai jau gamyboje veikianti funkcija. Mes neapibūdinsime produkto kaip visiškai eIDAS kvalifikuoto, kol ši integracija nebus patvirtinta.

Sudėjus viską kartu, vaizdas yra nuoseklus: parašas turi teisinį statusą pagal eIDAS, o asmens duomenys ir įrodymai aplink jį lieka ES pagal GDPR. Abiejų pusių laikymas vienoje ES esančioje darbo eigoje yra tai, kas pasirašytą failą paverčia teisiškai apgintinu susitarimu, o ne dokumentu ir išsibarsčiusiais įrašais, už kuriuos niekas negali visiškai atsiskaityti.

Daugumai komandų šis skirtumas pasijunta tik vieną kartą – kai kita sandorio šalis užginčija sutartį. Tą akimirką jūs arba turite švarų, ES esantį įrašą apie tai, kas, kada, kaip ir kurią versiją pasirašė, arba bandote atkurti istoriją iš senų pašto dėžučių ir tarpusavyje konkuruojančių PDF priedų. Duomenų buvimo vieta ir tikra įrodymų bazė yra tai, kas jus pastato į pirmąją, o ne į antrąją situaciją.

Yra ir praktinė, kasdienė nauda. Kai derybos vyksta dėl vienos gyvos versijos ir visa istorija laikoma vienoje ES esančioje sistemoje, išvengiate klasikinės painiavos su trimis šiek tiek besiskiriančiomis rinkmenomis, kai niekas tiksliai nežino, kuri iš jų galutinė. Tas pats įrašas, dėl kurio sutartį lengva valdyti, yra tas pats įrašas, dėl kurio ją vėliau galima teisiškai apginti.

Nė vienas iš šių dalykų nepakeičia teisinės konsultacijos. Kai kurie nacionaliniai įstatymai vis dar reikalauja konkrečios formos tam tikriems dokumentams, todėl susitarimų, kuriems taikomi įstatyminiai formos reikalavimai, atveju turėtumėte pasitvirtinti tinkamą būdą ir tinkamą parašo lygį su savo teisininku. Tai, ką suteikia ES esanti darbo eiga, yra nuoseklus pagrindas visam kitam: dokumentas, parašai ir įrodymai – visa vienoje vietoje, pagal vieną sistemą.