DokDesk Privaatsuspoliitika

1. Käivituseelne kavand, mitte õigusnõustamine

DokDesk on praegu varajase juurdepääsu käivituseelses etapis. Käesolev privaatsuspoliitika on üldine kavand, mis on mõeldud lähtepunktiks. Enne kui sellele tugineda lõpliku ja siduva dokumendina, peaks selle läbi vaatama ja kohandama kvalifitseeritud õigusnõustaja ning sel ajal tuleks täita nimetatud kontaktandmed, DokDeski taga olev juriidiline isik ja kõik konkreetsed kuupäevad.

Miski selles poliitikas ei ole juriidiline nõustamine. DokDesk ei ole õigusbüroo ega anna juriidilist nõu. Siin esitatud kirjeldused on mõeldud pigem arusaadavaks kui ammendavaks ning kui see poliitika erineb kohaldatavast õigusest, on ülimuslik kohaldatav õigus.

Kuna DokDesk on käivituseelne, võib andmete töötlemise viis teenuse arenedes muutuda. Kui teeme olulise muudatuse, ajakohastame käesolevat poliitikat ning võtame vajaduse korral mõistlikke meetmeid kasutajate teavitamiseks.

2. Kes me oleme ja selle poliitika ulatus

Käesolevas poliitikas viitavad „DokDesk", „meie" ja „meil" DokDeski teenuse pakkujale. DokDesk on turvaline lepingute töövoog Baltikumile ja ELile: see võimaldab koostada lepinguid korduvkasutatavatest mallidest dünaamiliste andmeväljade ja klauslitega, töötada läbirääkimiste käigus ühe ühise versiooni kallal, allkirjastada elektrooniliselt eIDAS-e SES/AES tasemel ELi riiklike e-identimise meetoditega, nagu Smart-ID, Mobiil-ID ja muud riiklikud e-identimise vahendid, kontovaba turvalingi kaudu, ning säilitada iga allkirja kohta kirje.

DokDesk on üksnes lepingute töövoo ja elektroonilise allkirjastamise teenus. See ei ole arvete esitamise, maksete, raamatupidamise ega kliendihalduse (CRM) teenus ning käesolev poliitika ei hõlma selliseid tegevusi.

Käesolev poliitika kehtib isikuandmete suhtes, mida me töötleme meie veebisaidi külastajate, varajast juurdepääsu taotlevate isikute, kontoomanike ning nende isikute kohta, keda kutsutakse lepingut vaatama, selle üle läbirääkimisi pidama või seda allkirjastama. See ei hõlma kolmandate isikute veebisaite ega teenuseid, millele meie omadelt võib olla viidatud ja millel on oma privaatsustavad.

3. Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks

Konto- ja kontaktandmed: kui registreerite oma huvi, taotlete varajast juurdepääsu või loote konto, võime töödelda selliseid andmeid nagu teie nimi, e-posti aadress, organisatsiooni nimi ja teie suhtlus meiega. Kasutame neid andmeid juurdepääsu võimaldamiseks, päringutele vastamiseks ja teenuse haldamiseks. Õiguslik alus on tavaliselt teiega sõlmitud lepingu täitmine, meie õigustatud huvi DokDeski käitamiseks ja täiustamiseks või teie nõusolek, kui see on nõutav.

Lepingu- ja dokumendiandmed: kui loote lepingu, peate selle üle läbirääkimisi või allkirjastate selle, töötleme mallide sisu, andmeid, mille te sisestate dünaamilistesse väljadesse, asjaomaseid pooli, versioonide ajalugu ja läbirääkimiste tegevust. Lepingud ja neis nimetatud isikud võivad sisaldada isikuandmeid; me töötleme neid, et osutada teie nimel lepingute töövoo teenust. Kui kasutate DokDeski teiste isikute andmete töötlemiseks oma lepingute raames, olete üldjuhul nende andmete vastutav töötleja ning meie tegutseme teie juhiste alusel volitatud töötlejana.

Allkirjastamis- ja tõendusandmed: et toetada eIDAS-e kohaseid digiallkirju ja luua kohtukõlblik tõenduskirje, töötleme teavet iga allkirja kohta, sealhulgas seda, kes allkirjastas, millal ta allkirjastas, millist allkirjastamismeetodit kasutati ning milliseid isikuandmeid asjaomane e-identimise teenus tagastas. Töötleme neid andmeid allkirjastamisteenuse osutamiseks, usaldusväärsete allkirjastamistõendite loomiseks ja oma juriidiliste kohustuste täitmiseks.

Tehnilised ja kasutusandmed: võime töödelda piiratud tehnilist teavet, näiteks logiandmeid, seadme ja brauseri teavet ning üldist kasutusanalüütikat, et hoida teenust turvalisena, diagnoosida probleeme ja teenust täiustada. Sellel veebisaidil kasutame koondatud kasutusstatistika jaoks Google Analytics 4 teenust, mis käivitub alles pärast seda, kui olete küpsiseribal nõusoleku andnud. Õiguslik alus on tavaliselt meie õigustatud huvi tagada teenuse turvalisus ja kvaliteet; mittevajaliku analüütika puhul tugineme teie nõusolekule.

4. Elektrooniline identimine, eIDAS ja allkirjastamine

DokDesk toetab elektroonilist allkirjastamist eIDAS-e lihtsal (SES) ja täiustatud (AES) tasemel, kasutades ELi riiklikke e-identimise meetodeid, sealhulgas Smart-ID, Mobiil-ID ja muid riiklikke e-identimise vahendeid, millele pääseb ligi kontovaba turvalingi kaudu. Allkirjastamisel teostab isikusamasuse kontrolli asjaomane e-identimise teenus ning see teenus töötleb teie isikuandmeid vastavalt oma tingimustele ja privaatsustavadele.

Kvalifitseeritud allkirjastamine (QES) on arhitektuuriliselt valmis, mis tähendab, et DokDesk on üles ehitatud nii, et sellega saab ühendada kvalifitseeritud usaldusteenuse pakkujaid ja kvalifitseeritud allkirjastamismeetodeid. Käesolevas dokumendis ei esitata QES-i juba tootmiskeskkonnas toimivana ning käesolevat poliitikat ajakohastatakse, kui ja millal kvalifitseeritud allkirjastamine kättesaadavaks tehakse.

Saadud isiku- ja allkirjateavet kasutatakse allkirjastamise lõpuleviimiseks ja lepinguga seotud tõenduskirje koostamiseks, et pooltel oleks usaldusväärne ülevaade sellest, kuidas, millal ja kelle poolt dokument allkirjastati.

5. Õiguslikud alused, säilitamine ja andmete asukoht

Tugineme igale eesmärgile vastavatele GDPR-i õiguslikele alustele, mille hulka võivad kuuluda lepingu täitmine, meie õigustatud huvid, juriidilise kohustuse täitmine ja teie nõusolek. Kui me tugineme nõusolekule, võite selle igal ajal tagasi võtta, ilma et see mõjutaks juba toimunud töötlemist.

Säilitame isikuandmeid nii kaua, kui on vaja teenuse osutamiseks ning juriidiliste, tõendus- ja aruandekohustusega seotud nõuete täitmiseks. Kuna tõenduskirje eesmärk on tõendada allkirja kehtivust aja jooksul, võidakse allkirjastamis- ja tõendusandmeid säilitada kauem kui muid andmeid. Kui andmeid enam ei vajata, võtame mõistlikke meetmeid nende kustutamiseks või anonüümimiseks.

DokDesk töötleb ja säilitab isikuandmeid ELis. Kasutame andmete kaitsmiseks tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, näiteks juurdepääsukontrolli ja andmete krüpteerimist edastamisel, ning teeme koostööd üksnes teenusepakkujatega, kes pakuvad asjakohaseid kaitsemeetmeid. Konkreetseid volitatud alltöötlejaid ei ole käesolevas üldkavandis nimetatud ja need tuleks pärast lõplikku vormistamist loetleda.

6. Teie andmete jagamine ja meie teenusepakkujad

Jagame isikuandmeid üksnes ulatuses, mis on vajalik DokDeski toimimiseks. See hõlmab teisi teie lepingu pooli, kes näevad asjaomase lepingu sisu, versioonide ajalugu ja allkirjastamisteavet.

Tugineme ka teenusepakkujatele, kes aitavad meil teenust käitada, näiteks hostimis-, infrastruktuuri- ja e-identimise teenused. Need tegutsevad meie juhiste alusel või oma rollis, kui nad kontrollivad isikusamasust, ning neilt eeldatakse asjakohaste andmekaitsemeetmete rakendamist. Konkreetsed teenusepakkujad tuleks loetleda käesoleva poliitika lõplikus versioonis.

Me ei müü isikuandmeid. Võime avaldada andmeid, kui see on seadusega nõutud, või õigusnõuete esitamiseks, teostamiseks või kaitsmiseks, ning võime edastada andmeid äriühingu tehingu osana, igal juhul asjakohaste kaitsemeetmetega.

7. Teie õigused ja kuidas meiega ühendust võtta

GDPR-i kohaselt on teil oma isikuandmete suhtes õigused, mille hulka võivad kuuluda õigus tutvuda andmetega, neid parandada, kustutada, piirata nende töötlemist või esitada selle suhtes vastuväiteid ning õigus andmete ülekandmisele, samuti õigus võtta nõusolek tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul. Kui DokDesk tegutseb organisatsiooni hallatavate lepinguandmete volitatud töötlejana, suuname asjaomased taotlused sellele organisatsioonile.

Oma õiguste kasutamiseks või käesoleva poliitika kohta küsimuse esitamiseks võtke palun ühendust DokDeskiga, kasutades lõplikus versioonis esitatavaid kontaktandmeid. Vastame kooskõlas kohaldatava õigusega. Kui me ei suuda teie muret lahendada, on teil õigus esitada kaebus ELi andmekaitse järelevalveasutusele, tavaliselt riigis, kus te elate või töötate.

Kuna DokDesk on käivituseelne, on käesolev poliitika üldine kavand ning kontaktandmed, järelevalveasutuse andmed ja juriidilise isiku andmed on kohatäited, mille peab enne käivitamist täitma ja läbi vaatama kvalifitseeritud õigusnõustaja.