Kuidas luua elektrooniline allkiri: tasuta meetodid ja millal need ELis tegelikult loevad

Kiireim viis digiallkirja loomiseks on see trükkida. Enamikus allkirjastamise tööriistades ja PDF-lugejates sisestate oma nime, valite käekirjastiilis fondi ja tööriist kujundab selle stiliseeritud pildiks. Sellele lähedane on joonistatud allkiri: puuteplaadi, hiire, puuteekraani või pliiatsi abil joonistate oma tavapärase allkirja ja tööriist jäädvustab tõmbed pildina. Kolmas võimalus on skannida või pildistada valgele paberile tindiga antud allkiri, kärpida see, salvestada läbipaistva PNG-failina ja taaskasutada seda pilti kõikjal, kus esineb allkirjaväli.

Kõik kolm annavad tulemuse, mida eIDAS määrus nimetab laias laastus elektrooniliseks allkirjaks: elektroonilisel kujul andmed, mis on lisatud muudele andmetele või on nendega loogiliselt seotud ja mida allkirjastaja kasutab allkirja andmiseks. See määratlus on tahtlikult lai. Trükitud nimi e-kirja jaluses, klõpsatud märkeruut „Nõustun" ja skannitud allkirja kujutis kvalifitseeruvad kõik põhitähenduses elektrooniliste allkirjadena. Need on kiired, tasuta ja sobivad sisemiste märkmete, mitteametlike heakskiitude ning dokumentide jaoks, mille puhul keegi tõenäoliselt ei vaidlusta, kes allkirjastas.

Konks on selles, et need meetodid jäädvustavad, kuidas allkiri välja näeb, mitte seda, kes selle tegelikult andis või kas dokument hiljem muutus. Allkirja kujutist saab sekunditega ühest PDF-failist kopeerida ja teise kleepida. Just seetõttu eristab seadus lihtsat elektroonilist allkirja ning tugevamaid, kontrollitud tasemeid, mida käsitleme allpool, ja just seetõttu tasuta trükitud allkirjast mõnikord ei piisa.

Kuna nii paljud inimesed küsivad konkreetselt digiallkirja kohta Wordis, siis siin on aus versioon. Microsoft Wordis saate sisestada allkirja kujutise (Insert > Pictures) või kasutada käsku Insert > Signature Line, et lisada sildiga allkirjaplokk, mille saaja saab hiljem allkirjastada. Word toetab allkirjarea all ka digiallkirja funktsiooni, mis seob teie allkirja sertifikaadiga – see on kleebitud pildist märgatav samm edasi, kuid sõltub sellest, millist sertifikaati kasutate ja kas saaja saab seda valideerida.

PDF-failide puhul võimaldab enamik lugejaid luua digiallkirja sisu otse. Sellises tööriistas nagu Adobe Acrobat Reader avate funktsiooni Fill ja Sign, valite, kas trükkida, joonistada või sisestada oma allkirja kujutis, asetate selle lehele ja salvestate. Seejärel kannab PDF teie nähtavat allkirjamärki. See on mugav ja töötab eri seadmetes, mistõttu PDF on dokumentide allkirjastamiseks laialisaatmise vaikevorming.

Pidage meeles üht: allkirja kujutise sisestamine Wordi või PDF-i muudab dokumendi allkirjastatu välimusega, kuid iseenesest ei tõenda see isikut ega lukusta faili hilisemate muudatuste vastu. Kõige puhul, mis loob kohustusi, soovite, et allkiri oleks krüptograafiliselt seotud nii allkirjastaja kontrollitud identiteediga kui ka täpse dokumendisisuga, nii et igasugune rikkumine on tuvastatav. See ongi sild tasuta tööriistalt allkirjani, mis loeb.

eIDAS-e määrus, ametliku nimega Regulation (EU) No 910/2014, sätestab elektroonilise allkirja kolm taset. Lihtne elektrooniline allkiri (SES) on lai kategooria, mis hõlmab trükitud nime või joonistatud kujutist. Täiustatud elektrooniline allkiri (AES) peab täitma neli nõuet Article 26-s: see on üheselt seotud allkirjastajaga, võimaldab allkirjastajat tuvastada, on loodud andmetega, mida allkirjastaja saab kasutada oma ainukontrolli all, ning seotud allkirjastatud andmetega nii, et iga hilisem muudatus on tuvastatav. Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) on täiustatud allkiri, mis on loodud kvalifitseeritud seadmega ja mida toetab kvalifitseeritud sertifikaat.

Praktiline erinevus seisneb tõendites ja vaidluses. Lihtne trükitud allkiri võib olla täiesti kehtiv, kuid kui teine pool eitab allkirjastamist, jääte vaidlema pildi üle. Täiustatud allkiri kannab krüptograafilist tõendit selle kohta, kes allkirjastas ja et dokument on muutmata. Kvalifitseeritud allkiri läheb kõige kaugemale: eIDAS-e Article 25 kohaselt on QES-il käsitsi kirjutatud allkirjaga samaväärne õiguslik toime ja seda tuleb tunnustada kõigis ELi liikmesriikides.

Seega ei ole küsimus selles, milline meetod on abstraktselt kõige kehtivam, vaid milline tase vastab dokumendi riskile. Puhkusetaotlusele piisab trükitud nimest. Mitmeaastane tarneleping, tööleping, märkimisväärne ost või miski, mida järelevalveasutus või kohus võib lähemalt uurida, väärib vähemalt täiustatud allkirja ja mõnikord kvalifitseeritud allkirja, kui siseriiklik õigus või vastaspool seda nõuab. Käsitlege tasuta trükitud allkirju kui alampiiri, mitte vaikevalikut, ja minge tasemelt kõrgemale, kui panused seda nõuavad. Need on üldised juhised, mitte õigusnõustamine teie konkreetse dokumendi jaoks.

Usaldusväärne viis muuta digiallkiri tegelikult arvestatavaks on allkirjastada kontrollitud riikliku elektroonilise identiteediga, mitte fondi või joonisega. Baltikumis ja suures osas ELis on kodanikel juba tugevad e-identiteedid: laialdaselt kasutatakse Smart-ID-d ja Mobiil-ID-d ning riiklikke ID-kaardi sertifikaate. Kui allkirjastate ühega neist, autendite end meetodiga, mis on seotud teie tegeliku, kontrollitud identiteediga, ja allkirjastamisteenus seob selle identiteedi täpse dokumendiga.

DokDeskis on töövoog selle ümber üles ehitatud. Avate lepingu ühel reaalajas versioonil, mille üle mõlemad pooled on läbi rääkinud, valite allkirjastamismeetodi ja kinnitate oma riikliku e-identiteediga, näiteks sisestades oma Smart-ID või Mobiil-ID PIN-koodi oma telefonis. Seejärel on allkiri krüptograafiliselt seotud nii teie identiteedi kui ka dokumendisisuga, mis täidabki täiustatud elektroonilise allkirja nõuded Article 26-s ja annab tulemuse, mis on kleebitud pildist palju tugevam.

See on samm, mille enamik juhendeid jätab täielikult vahele. Tasuta meetodid vastavad küsimusele, kuidas panna allkiri lehele ilmuma; kontrollitud e-identiteediga allkirjastamine vastab sellele, kes tõendatavalt allkirjastas ja kas dokument on terviklik – just seda küsibki vastaspool või kohus tegelikult. See on erinevus dokumendi vahel, mis näeb välja allkirjastatud, ja dokumendi vahel, mida saate kaitsta.

Lihtne rusikareegel: valige madalaim eIDAS-e tase, mida tunneksite end mugavalt kaitstes, kui kokkulepe vaidlustataks. Rutiinsete, väikese väärtusega või sisedokumentide puhul on lihtne elektrooniline allkiri proportsionaalne ja kiire. Ärilepingute, personalidokumentide ja kõige muu puhul, mis loob sisulisi kohustusi, annab täiustatud elektrooniline allkiri kontrollitud e-identiteediga teile kindluse isiku osas ja võltsimist tuvastava tõendi. Kõrgeima panusega dokumentide puhul või seal, kus konkreetne seadus või vastaspool nõuab käsitsi kirjutatud allkirjaga samaväärset toimet, on sihiks kvalifitseeritud elektrooniline allkiri.

DokDesk toetab täna lihtsaid ja täiustatud elektroonilisi allkirju riiklike e-identiteetide abil ning on arhitektuurilt QES-iks valmis, mis tähendab, et see on kavandatud nii, et kvalifitseeritud usaldusteenuse pakkujad ja kvalifitseeritud allkirjaseadmed saavad sellega liidestuda. Et olla täpne ja aus: DokDesk ise ei väljasta kvalifitseeritud allkirju ega ole kvalifitseeritud usaldusteenuse osutaja. QES nõuab kvalifitseeritud sertifikaati ja kvalifitseeritud seadet akrediteeritud pakkujalt ning kui vajate seda taset, peaksite kinnitama konkreetse kaasatud kvalifitseeritud pakkuja.

Samuti tasub teada, kuhu seadusandlus suundub. eIDAS 2.0, Regulation (EU) 2024/1183, võtab kasutusele European Digital Identity rahakoti, mille eesmärk on muuta kontrollitud riiklik identiteet kogu ELis kaasaskantavaks allkirjastamiseks, autentimiseks ja volituste jagamiseks. Liikumissuund on selge: eemale dekoratiivsetest allkirjadest ja identiteediga tagatud allkirjade poole. Kui loote juba praegu harjumuse allkirjastada kontrollitud e-identiteediga, olete juba kooskõlas sellega, kuhu Euroopa digitaalne allkirjastamine liigub.