GDPR ja ELi andmete asukoht lepingute puhul: kus teie allkirjastamisandmed asuvad ja miks see on oluline

Andmete asukoht on lihtsalt see, kus teie andmed füüsiliselt asuvad ja kus neid töödeldakse. Allkirjastatud lepingu puhul hõlmab see dokumendi teksti, iga versiooni, läbirääkimiste ajalugu ning isiku- ja kontrollkirjeid, mis tekivad hetkel, kui keegi allkirjastab. Andmete asukoht ELis tähendab, et kõik see jääb ELi piiresse, selle asemel et seda kopeeritaks teise jurisdiktsiooni või töödeldaks seal.

GDPR on ELi andmekaitse määrus. See reguleerib, kuidas isikuandmeid kogutakse, töödeldakse, säilitatakse ja kuidas neile ligi pääsetakse, ning annab nende andmete taga olevatele inimestele õigused, näiteks õiguse andmetega tutvuda ja need kustutada. Allkirjastatud leping on täis isikuandmeid: nimed, allkirjastamiseks kasutatud kontrollitud identiteet, ajatemplid ja auditijälg selle kohta, kes mida tegi. Nende andmete hoidmine ELis GDPRi alusel tähendab, et üks ja sama õigusraamistik katab nii dokumendi kui ka selle juurde kuuluvad tõendid, otsast lõpuni.

Need kaks ideed tugevdavad teineteist. Asukoht vastab küsimusele „kus see on?"; GDPR vastab küsimusele „milliste reeglite alusel seda käsitletakse?". Kui mõlemad osutavad ELile, asub teie lepingukirje ühe järjepideva andmekaitserežiimi sees, selle asemel et olla jaotatud üle piiride ja eri raamistike vahel, mis võivad seda erinevalt käsitleda.

Sellises töövoos nagu DokDesk asuvad allkirjastamise andmed ühes kohas ELi sees: taaskasutatavaid malle, nendest loodud lepinguid, iga versiooni, läbirääkimiste ajalugu ja allkirjastamise tõendeid hoitakse ELi andmepiirkonnas ning töödeldakse GDPRi alusel. Lepingu andmed on transportimisel ja salvestatuna krüpteeritud kui lähtetase. Selle koondamise mõte on, et dokument ja allkirjastamise tõendid ei lahkneks kunagi eri süsteemidesse või jurisdiktsioonidesse.

Selle hoidmine ELis on oluline lihtsal põhjusel: kui kirjed liiguvad üle piiride, muutub õiguslik pilt keerulisemaks, ja keerukus on puhta tõendiahela vaenlane. Kui teie allkirjastatud leping, selle allkirjastamiseks kasutatud identiteet ja selle auditijälg jäävad kõik ELi piiresse GDPRi alusel, on vähem küsimusi selle kohta, kes võis andmetele ligi pääseda, milliste reeglite alusel ja kas midagi viidi välja. See selgus on vaidluses sama palju väärt kui vastavuskontrollis.

Samuti hoiab see ulatuse osas asja ausana. DokDesk keskendub ELi ja Baltikumi nõuetele ning me tutvustame potentsiaalsele kliendile hea meelega konkreetseid majutamise ja töötlemise korraldusi enne, kui ta kohustub. Kuna tegemist on varajase juurdepääsuga tootega, eelistame praegust seadistust pigem otse arutada kui seda üle paisutada.

Allkirjastatud PDF iseenesest tõendab üllatavalt vähe. Väärtus peitub allkirja ümber olevates tõendites. Iga allkirja puhul jäädvustab DokDesk, kes, millal ja kuidas: allkirjastaja kontrollitud identiteedi kasutatud riiklikust eID-st, näiteks Smart-ID või Mobiil-ID; täpse ajatempli; allkirjastamise meetodi ja allkirja taseme; ning selle, milline konkreetne lepingu versioon allkirjastati.

See kirje on seotud kogu lepingu ajaloo, versioonide, läbirääkimiste ja allkirjastamise sündmuste võltsimist tuvastava auditijäljega, nii et allkirjastatud dokumendi ja seda ümbritseva tegevuse saab järjestikku taastada. Kuna identiteet on ankurdatud riiklikule eID-le, mitte ise deklareeritud e-posti aadressile, seovad tõendid konkreetse kontrollitud allkirjastaja teksti konkreetse versiooniga, mitte nimega, mille keegi sisestas.

Kõik see asub ELi sees GDPRi alusel koos lepingu endaga. Eesmärk on anda kohtule selge ja terviklik kirje selle kohta, kes millega ja millal nõustus. DokDesk pakub tehnilist kirjet; see ei paku õiguslikku esindust ja kaalu, mille kohus mis tahes tõendile annab, otsustab lõppkokkuvõttes see kohus.

GDPR ja eIDAS vastavad erinevatele küsimustele ning hea lepingutöövoog vajab mõlemat. eIDAS on ELi määrus, mis annab digiallkirjadele õigusliku kehtivuse kõigis liikmesriikides; GDPR reguleerib isikuandmeid, mida need allkirjad tekitavad. eIDAS muudab allkirja kehtivaks; GDPR hoiab selle taga olevad andmed kaitstuna ja ELi piires.

eIDASe poolelt ei tohi digiallkirja õiguslikust mõjust ilma jätta ega kohtus tõendina tagasi lükata üksnes seetõttu, et see on elektrooniline, või et tegemist ei ole kvalifitseeritud allkirjaga (Art. 25). Kvalifitseeritud digiallkiri (QES) on tase, mis kannab kogu ELis käsitsi kirjutatud allkirja õiguslikku mõju. DokDeskis toimub allkirjastamine täna SES- ja AES-tasemel riiklike eID-de kaudu; QES on arhitektuuriliselt valmis, mis tähendab, et allkirjastamismootor on ehitatud nii, et kvalifitseeritud usaldusteenuse osutajad saavad selle väljastamiseks liidestuda, mitte et see oleks juba tootmises töötav funktsioon. Me ei kirjelda toodet otsast lõpuni eIDASe-kvalifitseerituna enne, kui see liidestus on kinnitatud.

Kokku võttes on pilt sidus: allkirjal on õiguslik kehtivus eIDASe alusel ning isikuandmed ja tõendid selle ümber jäävad ELi piiresse GDPRi alusel. Mõlema poole hoidmine ühes ELi-põhises töövoos on see, mis muudab allkirjastatud faili kaitstavaks kokkuleppeks, mitte dokumendiks ja laialipillatud kirjeteks, mille eest keegi ei suuda täielikult vastutada.

Enamiku meeskondade jaoks ilmneb erinevus alles üks kord, kui vastaspool lepingu vaidlustab. Sel hetkel on teil kas puhas ELi-põhine kirje selle kohta, kes allkirjastas, millal, kuidas ja millise versiooni, või taastate loo vanadest postkastidest ja omavahel konkureerivatest PDF-manustest. Andmete asukoht ja tõeline tõendusbaas on see, mis paneb teid esimesse olukorda, mitte teise.

On ka praktiline, igapäevane kasu. Kui läbirääkimised toimuvad ühe elava versiooni kallal ja kogu ajalugu hoitakse ühes ELi-põhises süsteemis, väldite klassikalist segadust kolmest veidi erinevast failist, kus keegi ei ole kindel, milline neist on lõplik. Sama kirje, mis muudab lepingu lihtsalt hallatavaks, on kirje, mis muudab selle hiljem kaitstavaks.

Ükski neist ei asenda õigusnõu. Mõned riiklikud seadused nõuavad konkreetsete dokumentide jaoks endiselt kindlat vormi, seega kohustusliku vorminõudega kokkulepete puhul peaksite kinnitama õige lähenemise ja õige allkirja taseme oma õigusnõustajaga. ELi-põhine töövoog annab teile järjepideva aluse kõige muu alla: dokument, allkirjad ja tõend, kõik ühes kohas, ühe raamistiku all.