GDPR un ES datu atrašanās vieta līgumos: kur glabājas jūsu parakstīšanas dati un kāpēc tas ir svarīgi

Datu rezidence ir vienkārši tas, kur jūsu dati fiziski atrodas un tiek apstrādāti. Parakstīta līguma gadījumā tas ietver dokumenta tekstu, katru versiju, sarunu vēsturi, kā arī identitātes un revīzijas ierakstus, kas tiek izveidoti brīdī, kad kāds paraksta. ES datu rezidence nozīmē, ka tas viss paliek ES robežās, nevis tiek kopēts vai apstrādāts citā jurisdikcijā.

GDPR ir ES datu aizsardzības regula. Tā nosaka, kā personas dati tiek vākti, apstrādāti, glabāti un kā tiem piekļūst, un piešķir cilvēkiem, uz kuriem šie dati attiecas, tādas tiesības kā piekļuve un dzēšana. Parakstīts līgums ir pilns ar personas datiem: vārdi, parakstīšanai izmantotā pārbaudītā identitāte, laika zīmogi un revīzijas pieraksts par to, kurš ko izdarīja. Šo datu glabāšana ES saskaņā ar GDPR nozīmē, ka viens un tas pats tiesiskais regulējums attiecas gan uz dokumentu, gan uz pierādījumiem ap to — no sākuma līdz galam.

Abas idejas pastiprina viena otru. Rezidence atbild uz jautājumu „kur tas atrodas?“; GDPR atbild uz jautājumu „pēc kādiem noteikumiem tas tiek apstrādāts?“. Kad abas norāda uz ES, jūsu līguma ieraksts atrodas vienotā, konsekventā datu aizsardzības režīmā, nevis ir sadalīts pāri robežām un sistēmām, kas pret to var izturēties atšķirīgi.

Tādā darbplūsmā kā DokDesk parakstīšanas dati atrodas vienuviet ES: veidnes, ko jūs atkārtoti izmantojat, no tām izveidotie līgumi, katra versija, sarunu vēsture un parakstīšanas pierādījumi tiek glabāti ES datu reģionā un apstrādāti saskaņā ar GDPR. Līguma dati pamatā ir šifrēti gan pārsūtīšanas laikā, gan miera stāvoklī. Konsolidācijas jēga ir tā, ka dokuments un parakstīšanas pierādījums nekad nenonāk atsevišķās sistēmās vai jurisdikcijās.

Glabāšanai ES ir vienkāršs iemesls: kad ieraksti pārvietojas pāri robežām, tiesiskā aina kļūst sarežģītāka, un sarežģījumi ir tīru pierādījumu ienaidnieks. Ja jūsu parakstītais līgums, tā parakstīšanai izmantotā identitāte un tā revīzijas vēsture paliek ES robežās saskaņā ar GDPR, ir mazāk jautājumu, uz kuriem jāatbild par to, kurš varēja piekļūt datiem, pēc kādiem noteikumiem un vai kaut kas tika pārsūtīts ārpus. Šī skaidrība strīdā ir tikpat vērtīga kā atbilstības pārbaudē.

Tas arī ļauj būt godīgiem par darbības jomu. DokDesk koncentrējas uz ES un Baltijas prasībām, un mēs labprāt iepazīstinām potenciālo klientu ar konkrētajiem mitināšanas un apstrādes risinājumiem, pirms viņš pieņem lēmumu. Kā agrīnās piekļuves produkts mēs labāk tiešā veidā pārrunāsim pašreizējo konfigurāciju, nevis to pārspīlēsim.

Parakstīts PDF pats par sevi pierāda pārsteidzoši maz. Vērtība slēpjas pierādījumos ap parakstu. Par katru parakstu DokDesk reģistrē, kurš, kad un kā: parakstītāja pārbaudīto identitāti no izmantotā nacionālā eID, piemēram, Smart-ID vai Mobile-ID; precīzu laika zīmogu; parakstīšanas metodi un paraksta līmeni; un to, kura konkrētā līguma versija tika parakstīta.

Šis ieraksts ir saistīts ar pret viltojumiem aizsargātu revīzijas pierakstu par visu līguma vēsturi, versijām, sarunām un parakstīšanas notikumiem, lai parakstīto dokumentu un ar to saistītās darbības varētu hronoloģiski rekonstruēt. Tā kā identitāte ir piesaistīta nacionālajam eID, nevis pašdeklarētai e-pasta adresei, pierādījumi sasaista konkrētu pārbaudītu parakstītāju ar konkrētu teksta versiju, nevis ar vārdu, ko kāds ierakstīja.

Tas viss atrodas ES robežās saskaņā ar GDPR līdzās pašam līgumam. Mērķis ir sniegt tiesai skaidru, pašpietiekamu ierakstu par to, kurš kam piekrita un kad. DokDesk nodrošina tehnisko ierakstu; tas nesniedz juridisku pārstāvību, un to, kādu nozīmi tiesa piešķir jebkuriem pierādījumiem, galu galā izlemj attiecīgā tiesa.

GDPR un eIDAS atbild uz dažādiem jautājumiem, un labai līgumu darbplūsmai ir vajadzīgi abi. eIDAS ir ES regula, kas elektroniskajiem parakstiem piešķir juridisku spēku katrā dalībvalstī; GDPR nosaka, kā tiek apstrādāti personas dati, ko šie paraksti rada. eIDAS padara parakstu juridiski nozīmīgu; GDPR nodrošina, ka aiz tā esošie dati ir aizsargāti un paliek ES robežās.

Runājot par eIDAS, elektroniskam parakstam nevar atteikt juridisku spēku vai noraidīt to kā pierādījumu tiesā tikai tāpēc, ka tas ir elektronisks, vai tāpēc, ka tas nav kvalificēts paraksts (25. pants). Kvalificēts elektroniskais paraksts (QES) ir līmenis, kas visā ES nodrošina ar roku rakstīta paraksta juridisko spēku. DokDesk parakstīšana šobrīd notiek SES un AES līmenī, izmantojot nacionālos eID; QES ir arhitektūras ziņā gatavs, kas nozīmē, ka parakstīšanas dzinis ir uzbūvēts tā, lai kvalificēti uzticamības pakalpojumu sniedzēji varētu pieslēgties tā izsniegšanai, nevis ka tā jau ir funkcija, kas darbojas produkcijā. Mēs neapzīmēsim produktu kā pilnībā eIDAS kvalificētu, pirms šī integrācija nav apstiprināta.

Kopā ņemot, aina ir saskanīga: parakstam ir juridisks spēks saskaņā ar eIDAS, un personas dati un pierādījumi ap to paliek ES robežās saskaņā ar GDPR. Abu pušu glabāšana vienā ES bāzētā darbplūsmā ir tas, kas parakstītu failu pārvērš aizstāvamā vienošanās, nevis dokumentā un izkliedētos ierakstos, par kuriem neviens nevar pilnībā atskaitīties.

Lielākajai daļai komandu atšķirība parādās tikai vienu reizi — kad darījuma partneris apšauba līgumu. Tajā brīdī jums vai nu ir skaidrs, ES bāzēts ieraksts par to, kurš parakstīja, kad, kā un kuru versiju, vai arī jūs rekonstruējat stāstu no vecām iesūtnēm un savstarpēji nesakrītošiem PDF pielikumiem. Datu rezidence un reāla pierādījumu bāze ir tas, kas jūs nostāda pirmajā, nevis otrajā situācijā.

Ir arī praktisks, ikdienas ieguvums. Kad sarunas notiek vienā aktīvā versijā un visa vēsture tiek glabāta vienotā ES bāzētā sistēmā, jūs izvairāties no klasiskā jucekļa ar trim nedaudz atšķirīgiem failiem, kur neviens nav drošs, kurš no tiem ir galīgais. Tas pats ieraksts, kas padara līgumu viegli pārvaldāmu, ir ieraksts, kas vēlāk padara to aizstāvamu.

Nekas no tā neaizstāj juridisku konsultāciju. Daži nacionālie tiesību akti joprojām pieprasa konkrētu formu noteiktiem dokumentiem, tāpēc attiecībā uz vienošanām ar likumā noteiktām formas prasībām jums vajadzētu apstiprināt pareizo pieeju un pareizo paraksta līmeni ar savu juridisko konsultantu. Tas, ko jums sniedz ES bāzēta darbplūsma, ir konsekvents pamats visam pārējam: dokuments, paraksti un pierādījums — viss vienuviet, vienota regulējuma ietvaros.